El módulo Cotizaciones permite generar presupuestos o propuestas de venta a clientes antes de emitir una factura o realizar una transacción definitiva. Su función principal es proyectar precios, descuentos, impuestos y condiciones de entrega, sin afectar inventarios ni generar movimientos contables.
🧭 Ubicación del módulo
Para acceder al generador de cotizaciones:
Inicio → Cotizaciones → Generar Cotización
🧾 Finalidad del módulo
Las cotizaciones de productos son documentos no fiscales que detallan una oferta comercial. Permiten:
- Presentar precios estimados a clientes.
- Simular ventas con impuestos, descuentos y cantidades.
- Registrar solicitudes de clientes por pedido sin afectar existencias.
- Convertir una cotización en venta definitiva cuando el cliente confirma la compra.
💡 Las cotizaciones sirven como base para negociaciones o pedidos personalizados antes de la emisión del comprobante fiscal.
🧩 Estructura del formulario
El formulario de cotización se compone de los siguientes campos y secciones:
| Sección | Descripción |
|---|---|
| Buscar producto | Permite localizar artículos por nombre, código interno o barra. |
| Listado de productos | Muestra los ítems añadidos, con columnas de cantidad, precio, impuesto y subtotal. |
| Sumas y totales | Calcula automáticamente los totales sin impuesto, con impuesto y el total general de la cotización. |
| Botones de acción | Guardar almacena la cotización, Cancelar descarta los cambios. |
🧾 Datos del cliente
Al presionar el botón Guardar, el sistema solicita los datos de cotización:
1️⃣ Selección del cliente
Permite asignar un cliente registrado o utilizar el Cliente de Mostrador (predeterminado).
2️⃣ Condición de pago
Define si la cotización se realiza al contado o bajo otra modalidad de pago acordada.
3️⃣ Forma de entrega
Opciones disponibles:
| Forma de entrega | Descripción |
|---|---|
| Inmediata | Entrega directa del producto en el momento de la compra. |
| Por pedido | Entrega diferida, sujeta a disponibilidad o logística de despacho. |
📘 Estas condiciones quedan registradas en el documento PDF generado, lo que ayuda a mantener claridad comercial.
🧮 Cálculos automáticos
Durante la creación de la cotización, el sistema calcula automáticamente:
- Subtotal del producto.
- Impuesto aplicable (% IVA u otros).
- Descuentos individuales o generales.
- Total final estimado.
⚙️ Ninguno de estos cálculos afecta el inventario ni las cuentas contables del negocio hasta que la cotización se convierte en venta.
🧾 Conversión a venta
Una cotización puede convertirse en venta cuando el cliente aprueba el presupuesto. El proceso consiste en:
- Abrir la cotización desde el panel.
- Confirmar los datos del cliente y productos.
- Seleccionar Convertir a Venta.
- El sistema genera una factura o comprobante fiscal según el tipo de cliente.
🖼️ Ejemplo del formulario
📷 Ejemplo del formulario de cotización mostrando la selección del cliente, condición de pago y forma de entrega.
⚖️ Consideraciones comerciales
- Las cotizaciones no generan registros contables ni afectan existencias.
- Se pueden imprimir o enviar por correo electrónico como documento PDF.
- Son editables antes de ser convertidas a venta.
- Cada cotización posee un número correlativo para control interno.
- Una vez convertida en venta, el sistema actualiza automáticamente el inventario y el historial del cliente.
📘 Ejemplo práctico
Un cliente solicita un presupuesto para 5 unidades de un producto con entrega por pedido. El operador:
- Ingresa los productos en la cotización.
- Selecciona al cliente “Mostrador”.
- Define la forma de entrega: Por pedido.
- Guarda el documento y lo envía como PDF.
- Cuando el cliente confirma, se genera la venta desde la sección realizar ventas
- Las cotizaciones no afectan el inventario del almacen
📘 Siguiente paso: Consulta la sección Panel de Cotizaciones, donde podrás ver todas las cotizaciones generadas, su estado (pendiente o convertida), y opciones de impresión o edición.
🎬 Video tutorial
Aprende a generar cotizaciones desde el POS de elservidordeaplicaciones.com usando los productos registrados en el almacén, listas para entregar a tus clientes
